Verslag van de auditcommissie

De auditcommissie houdt zich bezig met de kwaliteit van de financiële informatievoorziening, risicomanagement en ICT. Daarnaast richt ze zich op de transparantie en betrouwbaarheid van toekomstgerichte en niet-financiële informatie. De auditcommissie bestaat uit drie leden.


Kwaliteit van de informatievoorziening

De auditcommissie heeft in 2011 drie keer overlegd met de accountant. Besproken zijn de uitkomsten van de jaarrekeningcontrole, de controlestrategie voor 2011 en de resultaten uit de interim-controle. De directie vertaalt bevindingen van de accountant naar verbeteracties. De auditcommissie houdt de voortgang van deze verbeteracties in de gaten. Dat doet ze aan de hand van kwartaalrapportages van de directie.

Belangrijke aandachtspunten

  • betrouwbare registratie van activa nadat bouwprojecten zijn afgerond
  • assurance-verklaring over de kernprestaties, om meer zekerheid te krijgen over de kwaliteit van onze informatievoorziening
  • nieuwe borgings- en beheersingsmaatregelen tegen fraude.

 

Overleg

De auditcommissie heeft in 2011 regelmatig overlegd met het hoofd van de afdeling Corporate Audit. In deze besprekingen zijn de auditresultaten geëvalueerd, de monitoring en opvolging van verbeteracties besproken en het op risico’s gebaseerde auditjaarplan voor 2012 vastgesteld. Ook heeft de auditcommissie besloten om de intern beschikbare capaciteit voor audits te verhogen. Volgens de auditcommissie verloopt de samenwerking tussen de afdeling Corporate Audit en de accountant goed.

Risicomanagement

Jaarlijks bespreekt de directie de toprisico’s met de auditcommissie. Tevens wordt dan gesproken over hoe deze risico's worden beheerst. Ook over de voortgang rapporteert de directie aan de auditcommissie.

Risk committee

De risk officer bewaakt het proces van risicobeheersing, en rapporteert onafhankelijk aan het risk committee. Het risk committee bestaat uit de leden van de directie, de hoofden Control en Corporate Audit en de risk officer. De auditcommissie constateert dat er binnen ProRail steeds meer begrip en betrokkenheid is voor risicomanagement en interne beheersing.

Financieel beleid

Aan de hand van de kwartaalrapportages heeft de auditcommissie de financiële en niet-financiële prestaties van ProRail besproken. De commissie had dit jaar vooral aandacht voor de fte-aantallen en inhuurbezetting, de spreiding van de werkzaamheden over het jaar én de besteding van budgetten.

Spreiding van kosten

De auditcommissie besprak met de directie het belang van het spreiden van kosten gedurende het jaar. Uit analyse blijkt dat de belangrijkste oorzaken en verbetermaatregelen liggen in:

  • betere spreiding van de treinvrije perioden over het jaar
  • betere planning van de werkzaamheden aan het spoor.

De auditcommissie blijft de verbeteringen op dit terrein de komende jaren volgen.

Budgetten

De auditcommissie constateerde dat de directie het budget voor onderhoud, voor wintergerelateerde maatregelen en voor de overdracht van reisinformatie aan NS zo efficiënt mogelijk wil gebruiken. Een belangrijke uitdaging in ons financieel beleid is het inpassen van de verschillende financiële taakstellingen in de meerjarenplanning. De auditcommissie heeft overlegd met de directie over de invulling van voorgenomen efficiëntiebesparingen.

Prestatiedashboard

Tot slot heeft de auditcommissie het aangescherpte prestatiedashboard van ProRail besproken. Dit aangescherpte dashboard weerspiegelt het beleid dat is gericht op de reizigers, de prestaties van regionale lijnen en de punctualiteit van deze regionale lijnen en de goederenvervoerders.